Блог профессионалов
event-рынка
Логин:
Пароль:

Светлана Цыганок »

Последнее обновление:
2 мая 2018 г.

Как сократить бюджет корпоративного мероприятия, не снижая качества услуг?

вторник, 1 мая 2018 г.

О сокращении бюджета корпоративного мероприятия написано, кажется, больше статей, чем по другим темам ивент-индустрии. Это значит, что не все еще сказано, самая важная тайна осталось пока за кадром. А может самая важная тайна у каждого агентства – своя. Прочитайте нашу тайну сокращения бюджета корпоративного мероприятия и скажите, что полезного вы нашли в этой статье.

У каждой медали две стороны. Можно сократить бюджет так, что мероприятие с хорошей идеей и великолепным сценарием станет провальным, и такие примеры есть. К сожалению, в нашей практике такое бывало. И ниже вы прочитаете об ужасно провальном корпоративном мероприятии нашего агентства. О самом страшном, что случалось с нами! А бывает такое грамотное сокращение бюджета, что 30% бюджета праздника удалось сэкономить, а самому мероприятию это пошло только на пользу. Действительно, на пользу! У нас и такое было. И, слава Богу, последнее происходит чаще.

Не повторяйте наших ошибок, а повторяйте наши победы.

«Мы – за честность», легко говорить эту фразу, когда ничего страшного с вами не происходило. Когда вы выросли с родителями, которые никогда не ругались, и бабушка в субботу готовила пирожки с капустой. Но если в вашей жизни был event , ивент, организация мероприятий или, как говорят наши клиенты «корпоративы», вам всегда есть что вспомнить, но рассказать это можно не всегда.

Так вот, мы – за честность, Сейчас расскажем, ужасы, связанны с сокращением бюджета, которые с нами приключились на нелегкой ниве организации мероприятий для корпоративных клиентов.

 

Сокращение сметы после утверждения

Да-да, мы слышали, что многие агентства по организации мероприятий не меняют смету после ее утверждения. Слышать – слышали, но ни разу такие агентства не видели. Мы понимаем, что иногда даже после подписания договора, возникают пожелания руководства или изменения количества гостей или другие форс-мажоры. Не часто, но возникают. Ситуации, когда необходимо немного изменить позиции в смете – довольно частое явление. Мы к этому готовы, и практически всегда идем навстречу заказчикам мероприятий. Не только потому, что мы исполнители, а вы, дорогие клиенты, - платите деньги, но еще и по-человечески. Неравнодушие – это то, что в нас ценят клиенты. Кстати, первое благодарственное письмо мы получили именно за неравнодушие. Но об этом в следующий раз. А сейчас - обещанное.

Мы обещали рассказать страшный случай. Вот он: во время подготовки крупного корпоративного мероприятия – Новогоднего праздника для крупной компании, за две недели до праздничного банкета, заказчица говорит: «Я посчитала в смете все затраты на полиграфию и ужаснулась. Оказалось, что это 80 000 рублей. Если мы всю полиграфию напечатаем на нашем офисном цветном принтере, то мы сократим 80 000 рублей!». Ивент-менеджер проекта потеряла дар речи. После утвержденной сметы, и двухмесячной подготовки к празднику вдруг всю полиграфию заказчики отменяют. Надо сказать, что это мероприятие было довольно крупным, и данная сумма составляла около 2% от общей суммы сметы праздника. Не важно, какие аргументы приводила менеджер проекта. Не важно, что этому вопросу было посвящено две встречи в офисе заказчика. Не важно, что часть макетов уже были отправлены в печать. А важно, что повлекло такое сокращение бюджета, и как подобных ситуаций можно избежать в дальнейшем.

Вот, что из этого вышло – мы печатали полиграфию в офисе заказчика на простой офисной бумаге. Заказчика – инициатор такого решения, отправляла на принтер макеты, а мы встречали из принтера тепленькие листочки. С фотографиях этого мероприятия до сих пор грустно смотрят поникшие тонкие таблички с неяркими картинками «Все равно на один раз» полиграфии.

Как избежать такого в дальнейшем – в этом мероприятии клиенты настояли на том, что части сметы будут утверждаться поэтапно. После выполнения одного блока работ, утверждается смета на выполнение следующего блока по подготовке праздника. Когда остался блок с полиграфией, заказчика решила сэкономить.

Вообще, мероприятие было страшным. Расскажем о нем в следующих статьях. Потому что, существует еще несколько способов испортить праздник, и не только из-за неправильного сокращения бюджета корпоративного мероприятия.

Снижение качества услуг

«Что за клоуны такие за 10 000 рублей в час? У меня на дне рождения дочки выступали клоуны за 1000 рублей за вечер. Давайте их пригласим» - слышали ли вы когда-нибудь такую фразу? Конечно! Мы и сами часто ее говорим. В магазине «Булка хлеба за 1 500 рублей! Товарищ Стерлингов, вы обалдели!»

Тут важно привести аргументы, почему клоуны (или хлеб) должны стоить именно столько. Бывают случаи, когда услышав подобные просьбы клиентов, мы находим более бюджетные варианты услуги. И не всегда они оказываются хуже. Нужно отталкиваться от уровня мероприятия, от статуса гостей, от общего бюджета, от времени на подготовку мероприятия, от много всего чего еще.

Страшную историю хотите? Во время обсуждения кавер-группы, один очень-очень-очень крупный заказчик возмутился, почему именно столько стоит группа, которая даже свои песни не поет. Ведь «Перепеть чужие – могут многие». Заказчик посоветовал нам пригласить группу, которая выступает на площади возле Кофемании, на Лесной. Да, всерьез предложил съездить послушать эту группу, так как много раз там бывает и давно восхищается их выступлениями. Мы поехали. Путем недельных уговоров убедили, что нужно оставить ранее выбранную кавер-группу. Кстати, первая группа до сих поет у Кофемании. Девочки из нашего агентства недавно были там, видели.

Ну такие случаи бывают не часто. А следующие – часто

Заменить хостесс сотрудницами

Историю никакую не будем рассказывать, потому что таких историй миллион и маленькая тележка. Бедные «хостушки», ваш труд никогда ценится. И цену на вас все время хотят снизить, или заменить сотрудницами отдела маркетинга или даже вообще не убрать. А что?! «Гости мероприятия и сами могут найти свой банкетный стол, сами прочитать программу, а подарки на выходе может и выдавать кто-то из администраторов. Они на мероприятии все равно буду просто контролировать». Просто контролировать – не всегда просто. Поэтому, советуем хостесс не сокращать. И еще потому что они красивые. Они всегда держат ровно спину, не устают ходить на каблуках, не едят, не пьют, а только улыбаются и делают свою работу! ЗдОрово, правда!?

Снизить качество полиграфии

К чему приводит этот вид сокращения бюджета, мы описывали в первом пункте. У нас в агентстве есть правило, которым мы пользуемся, когда рассчитываем качество полиграфии. Пользуйтесь нашим правилом, вы будете всегда печатать правильную полиграфию: Всё, что гости уносят с собой домой, должно быть отменного качества, если гости берут полиграфию в руки и пользуются только во время мероприятия – полиграфия должна быть высокого качества, Если видят, но не берут в руки – хорошего качества. Для остальной полиграфии проекта существует более мягкая вилка качества.

Самое главное, мы запомнили - полиграфия, которую гости берут в руки, должна быть высокого качества! Спасибо заказчикам, которые настояли печатать полиграфию на цветном принтере и навсегда вбили эти правила в наши головы.

Сократить фотографа / видеографа

Очень жаль, что у нас нет традиции делать семейные фотосессии на все значимые семейные события. Например, на рождение ребенка приехали все бабушки, накрасили красиво губы, дедушки надели галстуки, папа малыша чисто выбрил лицо, а мама – наконец-то нарядилась в шифоновое васильковое платье в белый горошек.

Такая семейная фотография станет жемчужиной семейного альбома, ее обязательно распечатают и повесят на стену в дорогую рамку. И будут долго-долго вспоминать чудесные моменты, которые переживали в то время.

Так и профессиональный фотограф на ваше корпоративное мероприятие. Нафотографирует «стотыщмиллионов» фотографий, обработает 300 лучших, и вы получите красивые снимки, которые много лет будут радовать вас и навивать приятные воспоминания о дивном корпоративе в кругу любимых коллег.

Кстати, ловите лайфхак: Всем своим клиентам мы рассказываем секрет – фотографа нужно обязательно поймать, и сделать небольшую фотосессию в шикарных интерьерах банкетного зала. У фотографа это займет 5 минут, а на вашей аватарке появится новая фотография.

Напоследок смешная история. На одном небольшом мероприятии клиенты отказались от услуг фотографа, но подрядили сотрудника отдела маркетинга взять фотоаппарат и «пофотографировать немного во время банкета». А сотрудник отдела маркетинга пофотографировать забыл. А на следующий день после праздника, заказчик звонил с вопросом «Нет ли у вас фотографий хотя бы на телефон, нам в новости позарез фотка нужна». Но мы-то знали, что фотографа сокращать нельзя, и все равно его пригласили. Не включив, конечно, в смету. Так все остались довольны, а работу фотографа, клиенты потом попросили все же добавить в смету. Все остались довольны и с прекрасными фотографиями.

 

Вот, по нашему мнению, пять самых необдуманных вариантов сокращения бюджета корпоративного мероприятия.

 

Хотите знать, как сократить бюджет корпоративного мероприятия до 30%, не ухудшая качества услуг? Об этом будет следующая статья. 


17:37      Комментариев нет

Войти как пользователь
Логин:
Пароль: